• Home
  • Nieuws
  • Communicatieadviseur als sleutel tot succesvolle omgevingscommunicatie

Communicatieadviseur als sleutel tot succesvolle omgevingscommunicatie

Omgevingscommunicatie is maatwerk. Elk project is uniek en heeft een andere mate van impact op de omgeving. Is die impact laag, dan is de omgeving informeren en op de hoogte houden misschien wel voldoende. Is die impact hoog, dan vraagt dit meer maatwerk, zoals de dialoog aangaan, bouwen aan een relatie en steeds tijdig communiceren en structureel ingaan op vragen en klachten. Dat zorgt voor draagvlak, begrip, verbinding, geloofwaardigheid en vertrouwen. En dat maakt dat de uitvoering van het project soepel kan verlopen.

Vijf professionals van USG Marketing & Communications delen ervaringen, aanpak en learnings.

‘Wees een goede buur van de omgeving’

Karin Dooren, Communicatie & Stakeholders Manager bij Windpark Fryslân.

“Bij Windpark Fryslân vinden we het belangrijk dat we de omwonenden goed kennen en dat de omgeving op de hoogte is van wat er gebeurt. Daarom leggen wij niet alleen uit wat het project inhoudt, maar vertellen we ook wat er achter de schermen gebeurt. maar vertellen we ook wat we allemaal binnen het project doen. Zo geef je het project een gezicht, maak je het persoonlijker en zorg je voor meer betrokkenheid.

Daarnaast communiceren we vóórdat iets gebeurt. Hiermee voorkomen we dat mensen onaangenaam verrast worden door werkzaamheden. Voor de bouw van de windturbines plaatsen we bijvoorbeeld advertenties in de regionale kranten. Ook zorgen we dat we snel reageren op vragen, gaan langs voor een kop koffie of organiseren een (online) bewonersbijeenkomst. Elke kans tot contact pakken we aan, zo blijven we dichtbij de mensen én zijn we een goede buur.”

Een project valt of staat met een goede verstandhouding met de omgeving, waarbij communicatie kansen biedt om de reputatie van een project te beschermen.

‘Denk goed na over het framen van je communicatie’

Anne Broekhuizen, communicatieadviseur bij de gemeente Almere.

“Hoe verpak je de boodschap? Hoe zet je woordgebruik en toonzetting daarbij slim in? Uiteraard zonder afbreuk te doen aan de inhoud of de waarheid. Een van de thema’s waar we in Almere aan werken is de aanpak van de eikenprocessierups. Die beestjes zorgen vanaf juni voor veel overlast en we zoeken naar een manier om het aantal meldingen daarover te verminderen. Dat betekent dat we ruim voor die tijd beginnen met de communicatie over de aanpak. Daarbij kiezen we voor een positieve insteek. Je kunt beter zoiets zeggen als: “De rupsen komen er weer aan. Wij zijn er klaar voor, we gaan ze aanpakken!”, dan de nadruk leggen op de overlast en hoe vervelend die beestjes wel niet zijn. Timing is hierbij dus belangrijk. Niet pas communiceren als het al zo ver is, maar van tevoren laten zien dat je voorbereid bent en een plan klaar hebt.”

Ken je doelgroep en weet hoe je die moet bereiken

“In Almere gebruiken we hiervoor burgerschapsstijlen. Dat zijn leefstijlen die inzicht geven in de drijfveren van burgers, in relatie tot de samenleving en de (lokale) overheid. Daarmee krijg je vervolgens een goed overzicht van de mensen die in een bepaalde wijk wonen. Het geeft je inzicht in wat hen bezighoudt en motiveert, wat hun behoeften zijn, hoe je ze kunt betrekken bij jouw thema’s en hoe je ze het beste kunt aanspreken.

Kijk ook hoe je de momenten waarop je in gesprek gaat met inwoners organiseert. Er is meer dan de standaard bewonersavond. Door de coronacrisis zijn goede online alternatieven ontstaan. En we hebben gemerkt dat we met online participatie ook in contact kwamen met andere, en dus meer, bewoners. Bewoners die je anders niet had bereikt. In de toekomst moeten we kijken hoe we on- en offline kunnen combineren.”

‘Extern winnen is intern beginnen’

Eefje Coppens en Claudia Pino, communicatieadviseurs bij DELTA Fiber Netwerk.

‘’De essentie van omgevingscommunicatie is voor mij dat je de omgeving op tijd meekrijgt met de ontwikkelingen die daarbinnen spelen.’’, vertelt Eefje. ‘’Als je omgevingscommunicatie goed wil doen, moet je ook de interne organisatie mee hebben. Zorg dat je de juiste mensen intern mee hebt om die omgeving te kunnen informeren. Je moet de omgeving tijdig inlichten en vertellen wat je gaat doen. Als je in het begin dingen nalaat, ondervind je later in het traject weerstand.’’ Claudia vult daarop aan: ‘’Voor mij is omgevingscommunicatie het informeren en de dialoog aangaan met de omgeving. Als communicatieadviseur vraag ik me altijd af: is er ruimte om met de omgeving mee te bewegen of niet? Gaan we een gesprek aan of willen we de omgeving zo goed mogelijk informeren en meenemen in ons verhaal? Het gaat om verwachtingsmanagement. Mensen houden niet van verrassingen.’’

Investeer in goede communicatie in de beginfase

Claudia: ‘’Mijn fascinatie in het communicatievak is: wanneer hebben we een echt gesprek? En hoe doe je dat: luisteren naar de omgeving? Een valkuil is dat je toch vooral een verhaal aan het zenden bent, en het een kwestie is van afvinken. Dat vind ik er heel interessant aan en daar ligt een taak voor de communicatieadviseur.’’ Eefje sluit zich daarbij aan. ‘’Je hoeft soms niet echt contact te hebben, maar je moet wel communicatief zijn en dat goed timen. Mensen moeten tijdig betrokken worden. De fout die vaak wordt gemaakt is het niet informeren. En dan heb je de omgeving gewoon niet goed mee.’’

“Blijf het grote plaatje zien”, zegt Claudia. “Zorg dat je de belangen in beeld hebt. Als je niet investeert in goede communicatie in de beginfase loop je risico op imagoschade. Als mensen vanaf het begin van een project niets of te weinig horen en ineens voor een voldongen feit staan, schieten ze in de weerstand of worden ze boos. Zie ze dan nog maar eens aangehaakt te krijgen.’’

‘Zorg voor een optimale samenwerking met je omgevingsmanager’

Floor Harmsen, interim communicatieadviseur bij Rijkwaterstaat.

“Stem rollen, taken en verantwoordelijkheden duidelijk af. Daarnaast is het goed om verwachtingen uit te spreken en werkafspraken te maken. Dat zorgt voor een soepele samenwerking. Voor het voorbereiden van een stakeholder gesprek, kan samen sparren handig zijn. Denk samen na over vragen zoals: Weten we hoe zij erin staan? Wat kunnen we verwachten van het gesprek? Moeten we een derde partij uitnodigen erbij te zijn?’’

Samenwerking met andere partijen

“Kijk altijd met welke partijen in de omgeving het nodig of gewenst is samen te werken. Zij kennen die omgeving natuurlijk heel goed, dat biedt waardevolle inzichten. Vanuit mijn huidige project werk ik onder meer samen met een gemeente. We trekken op belangrijke momenten samen op in de communicatie rondom het project. Door de gemeente te betrekken en onze nieuwsbrief ook via hun kanalen te verspreiden, bereikte we ruim 10.000 mensen, die we anders niet bereikt hadden.”

Kijk altijd een aantal stappen vooruit

“De communicatieadviseur heeft een belangrijke rol om verder te kijken dan het moment. Want hij of zij zit niet in de inhoud en kan dus afstand bewaren. Zo kun je de situatie goed overzien en heb je goed zicht op toekomstige ontwikkelingen zodat je, indien nodig, op tijd kunt bijsturen.”

Wil je meer weten of heb je hulp nodig bij jouw omgevingscommunicatie of een ander marketing- of communicatievraagstuk? Neem gerust contact met ons op. Wij helpen je graag verder.


Geef een antwoord

Het e-mailadres wordt niet gepubliceerd. Vereiste velden zijn gemarkeerd met *

© | Alle rechten voorbehouden.
Powered by LinQxx.