• Home
  • Nieuws
  • 10 tips om overeind te blijven in een (vuurwerk)crisis

10 tips om overeind te blijven in een (vuurwerk)crisis

En dan is ‘ie er: die crisis in de maatschappij of je organisatie. Een landelijk vuurwerkverbod dat zorgt voor rellen in je gemeente, een ernstig incident of een bestuurder in opspraak. Het draaiboek crisiscommunicatie wordt erbij gepakt en als communicatieprofessional ben je klaar om ervoor te gaan. Hoe zorg je dat je goed voorbereid van start gaat? En hoe houd je focus en blijf je overeind als de crisis langer duurt dan een paar dagen of weken? De specialisten crisiscommunicatie van USG Marketing en Communications geven 10 praktische tips die je hierbij helpen.

1. Bemensing: denk breder dan de communicatieafdeling

Elke situatie is anders. Je communicatieafdeling kan groot of klein zijn en een crisis kan kort of lang duren. Denk voor de bezetting van je crisiscommunicatieteam daarom breder dan je eigen afdeling. Beleidsmedewerkers, secretaresses, collega’ s van HR, IT of Facility Management kunnen een waardevolle ondersteunende rol vervullen. Denk aan het  monitoren van sociale media, noteren van persvragen en het voorbereiden van Q&A’s. Het werkt efficiënt als dit al in het draaiboek crisiscommunicatie is uitgewerkt.

2. Betrek andere organisaties

Een crisis tackel je bijna nooit als organisatie alleen. Zoek ook afstemming met en capaciteit bij andere betrokken organisaties. Het vuurwerkverbod is een goed voorbeeld om de communicatie onderling af te stemmen met aangrenzende gemeenten. Hoe gaan zij om met protesten tegen het verbod en eventuele vrijstelling van carbidschieten? Hoe is het sentiment onder inwoners? Samen kun je beter organiseren, mankracht bundelen en een eenduidige boodschap uitdragen naar burgers en media. Zo  ga je de crisis steviger in met meer kennis, afstemming en daadkracht.

3. Schaal direct op

Zeker nu we veel thuiswerken, kun je makkelijk in je eentje opgeslokt worden door alle communicatieacties tijdens een crisis. De website en sociale mediakanalen actueel houden en monitoren, Q&A’s maken, persvragen beantwoorden, interne communicatie regelen en noem maar op. Je bent keihard aan het werk, terwijl je collega’s in de organisatie zich mogelijk niet eens bewust zijn van wat er allemaal speelt. Schaal daarom direct op en vraag collega’s om te helpen. Blijft de crisis beperkt, dan kun je ook weer snel afschalen. Wordt het echt groot, dan heb jij je team op orde. Het organiseren van voldoende hulptroepen is een van de meest tijdrovende taken tijdens een crisis.

4. Regel een buddy

Je rent van het ene overleg in het andere, beantwoordt vragen van de pers en er is nauwelijks tijd om afspraken uit te werken, collega’s bij te praten of überhaupt bereikbaar te zijn. Het helpt als je een collega hebt, die bereikbaar is als jij in overleg zit. Iemand die de gezamenlijke mailbox in de gaten houdt en met wie je tandem kunt werken. Die kan functioneren als plaatsvervanger, maar ook als assistent, afhankelijk van wie er beschikbaar is. Denk ook hier weer breder dan de communicatieafdeling.

5. Mailbox

Bepaal op welk e-mailadres alle vragen rondom een crisis terecht komen. Beheer deze mailbox samen met je buddy en label het systeem. Plaats een label met jouw naam of die van je buddy bij een e-mail, zodat je van elkaar weet wie waar mee bezig is. En gebruik ook een label als iets is afgehandeld. Zo verlies je geen kostbare tijd aan dingen dubbel doen.

6. Zorg voor mandaat

Als je snel moet handelen, helpt het niet als je communicatieuitingen nog gecheckt moeten worden door een groot aantal mensen. Maak vooraf afspraken over welk soort communicatie gezien moet worden door wie en beperk dit tot de essentiële mensen. Stel de communicatiestrategie en de kernboodschap vast in het interne crisisteam, waarna je mandaat en dus de vrijheid hebt om als communicatieprofessional te handelen bij de invulling van de middelen.

7. Pas op voor zij-sturing

Goedbedoelde managers die vragen hoe het gaat, op de hoogte willen blijven en je ongevraagd tips meegeven die niet helpen: pas op voor deze afleiding en zorg voor een duidelijke commandostructuur. Wie zit in het crisisteam, wie neemt welke beslissingen en wat stem je af met wie? Maak duidelijk wie welke taken heeft. En dus ook wie geen taak heeft!

8. Focus

Ook tips van mensen die je bellen, mailen en app’en kunnen erg afleiden van dat wat je moet doen: informatie verstrekken, handelingsperspectief bieden en duiding geven. Focus daarop en haal er geen andere zaken bij. Maak een aparte app-groep aan voor het interne crisisteam en spreek een duidelijke app-gebruikscode af: alleen functionele communicatie in deze crisis-app.

9. Waardeer betrokkenheid

Het lijkt in tegenspraak met het bovenstaande punt, maar ook deze medaille heeft twee kanten. Maak tijd om een bedankje te sturen naar je collega’s voor hun betrokkenheid. Of vraag een creatieve collega om een sociale app- of facebook-groep aan te maken die dient als uitlaatklep en voor het delen van motiverende berichten, leuke gifjes en emoticons. Uiteraard maak je zelf ook onderdeel uit van de groep.

10. Evalueren = leren

Zo de crisis is voorbij.  De valkuil is om direct over te gaan tot de orde van de dag. Maar er kan morgen weer een nieuwe crisis de kop opsteken. Neem daarom tijd voor reflectie en evaluatie. Hoe heb jij de crisis ervaren? Hoe zijn de communicatieacties ontvangen? Hoe verliep de onderlinge samenwerking? Kortom, wat ging goed en wat kan beter? Vraag iedereen in het crisisteam om dit voor zichzelf in kaart te brengen en bespreek het tijdens een gezamenlijke evaluatie. Werk met deze inzichten het draaiboek crisiscommunicatie bij en zorg dat iedereen in het team de actuele versie heeft.

En tot slot, blijf vooral regelmatig oefenen met het interne crisisteam. Zo ben je altijd goed voorbereid! Wil je meer weten of heb je hulp nodig bij jouw crisiscommunicatie of een ander marketing- of communicatievraagstuk? Neem gerust contact met ons op. Wij helpen je graag verder.


Geef een reactie

Het e-mailadres wordt niet gepubliceerd. Vereiste velden zijn gemarkeerd met *

© | Alle rechten voorbehouden.
Powered by LinQxx.